Assistante exécutive du directeur de l'usine (Exec. Ass. to the Plant Director)

English

• The ideal candidate will demonstrate exceptional multitasking abilities, strong communication skills, and a commitment to confidentiality. This role requires professionalism, and the ability to manage a fast-paced work environment effectively.
• You will be responsible for providing high-level administrative support to the Senior Executive in a professional and confidential manner.
• You will manage the Senior Executive's calendar, coordinate meetings and travel arrangements, handle correspondence, and assist in preparing reports and presentations. Your exceptional organizational skills, attention to detail, and ability to prioritize tasks will be instrumental in ensuring the smooth operation of the Senior Executive's office.
• As an Executive Assistant, you will also be expected to maintain a strong level of discretion and confidentiality in handling sensitive information.

French

• Le candidat idéal devra faire preuve d'une capacité exceptionnelle à effectuer plusieurs tâches à la fois, d'une grande aptitude à la communication et d'un engagement en faveur de la confidentialité. Ce poste exige du professionnalisme et la capacité de gérer efficacement un environnement de travail en évolution rapide.
• Vous serez chargé(e) de fournir un soutien administratif de haut niveau au cadre supérieur, de manière professionnelle et confidentielle.
• Vous gérerez l'agenda du cadre supérieur, coordonnerez les réunions et les déplacements, traiterez la correspondance et participerez à la préparation des rapports et des présentations. Votre sens exceptionnel de l'organisation, votre souci du détail et votre capacité à hiérarchiser les tâches seront déterminants pour assurer le bon fonctionnement du bureau du cadre supérieur.
• En tant qu'assistant(e) de direction, vous devrez également faire preuve d'une grande discrétion et d'une grande confidentialité dans le traitement d'informations sensibles.

Key Duties and Responsibilities

English

• Calendar Management: Manage the Executive Director's calendar by scheduling meetings, appointments, and events, prioritizing commitments, and ensuring the schedule is optimized for productivity and efficiency.
• Communication: Act as the primary point of contact for internal and external communications directed to the Executive Director. Screen and prioritize emails, phone calls, and other correspondence, responding on behalf of the Executive Director when necessary.
• Meeting Coordination: Arrange and coordinate meetings, conferences, and travel arrangements for the Executive Director. Prepare meeting agendas, presentations, and necessary materials, and ensure all logistics are organized.
• Administrative Support: Provide comprehensive administrative support to the Executive Director, including drafting and proofreading documents, preparing reports, handling expense reports, and maintaining accurate records and files.
• Project Assistance: Assist in managing projects and initiatives led by the Operations department, coordinating with team members, tracking progress, and ensuring deadlines are met.
• Information Management: Organize and maintain information and documents related to operations, ensuring easy access and retrieval as needed.
• Confidentiality: Handle sensitive information and maintain confidentiality at all times.
• Relationship Management: Build and maintain positive relationships with internal stakeholders, external partners, and clients/customers.

French

Gestion du calendrier : Gérer l'agenda du directeur exécutif en programmant des réunions, des rendez-vous et des événements, en hiérarchisant les engagements et en veillant à ce que l'emploi du temps soit optimisé pour la productivité et l'efficacité.

Communication : Agir en tant que point de contact principal pour les communications internes et externes adressées au directeur exécutif. Examiner et hiérarchiser les courriels, les appels téléphoniques et les autres types de correspondance, et y répondre au nom du directeur exécutif si nécessaire.

Coordination des réunions : Organiser et coordonner les réunions, les conférences et les déplacements du directeur exécutif. Préparer les ordres du jour des réunions, les présentations et les documents nécessaires, et veiller à ce que toute la logistique soit organisée.

Soutien administratif : Fournir un soutien administratif complet au directeur exécutif, notamment en rédigeant et en corrigeant des documents, en préparant des rapports, en gérant les notes de frais et en conservant des dossiers et des fichiers exacts.

Assistance aux projets : Aider à gérer les projets et les initiatives menés par le département des opérations, en assurant la coordination avec les membres de l'équipe, en suivant les progrès et en veillant au respect des délais.

Gestion de l'information : Organiser et conserver les informations et les documents relatifs aux opérations, en veillant à ce qu'ils soient facilement accessibles et récupérables en cas de besoin.

Confidentialité : Traiter des informations sensibles et maintenir la confidentialité à tout moment.

Gestion des relations : Établir et maintenir des relations positives avec les parties prenantes internes, les partenaires externes et les clients.

Education and Work Experience

English

• Bachelor's degree in business administration or relevant field
• Fluency in English & French
• Minimum of 5 years of relevant work experience

French

• Licence en administration des affaires ou dans un domaine pertinent
• Maîtrise de l'anglais et du français
• Minimum de 5 ans d'expérience professionnelle pertinente

Skills and Competencies

English

• Proven experience as a Personal Assistant or similar role supporting senior executives
• Excellent organizational and time management skills
• Strong verbal and written communication skills
• Proficiency in Microsoft Office Suite (Word, PowerPoint, Excel)
• Ability to handle confidential information with discretion
• Attention to detail and strong problem-solving skills
• Ability to prioritize tasks and work under pressure
• Strong interpersonal skills and ability to work independently

French

• Expérience confirmée en tant qu'assistant personnel ou dans un rôle similaire auprès de cadres supérieurs
• Excellentes compétences en matière d'organisation et de gestion du temps
• Solides compétences en communication orale et écrite
• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, PowerPoint, Excel)
• Capacité à traiter des informations confidentielles avec discrétion
• Souci du détail et solides compétences en matière de résolution de problèmes
• Capacité à hiérarchiser les tâches et à travailler sous pression
• Solides compétences interpersonnelles et capacité à travailler de manière indépendante

• Assurance santé privée
• Apprentissage et développement