Stagiaire administratif(ve) (Réceptionniste)

Job Title: Stagiaire administratif(ve) (Réceptionniste)

Department: Operations

Location: Abidjan

Reports to: Operations Manager

A propos de TechnoServe:

Tout le monde mérite d'avoir la possibilité de construire un avenir meilleur. Cette idée simple est au cœur du travail de TechnoServe dans le monde entier depuis plus de 50 ans. TechnoServe est un pionnier dans l'exploitation du pouvoir des entreprises et des marchés pour créer des voies durables de sortie de la pauvreté. Les communautés à faibles revenus au sein desquelles nous travaillons regorgent de personnes entreprenantes. Leurs petites exploitations agricoles et leurs entreprises sont la clé du développement économique. Mais elles sont confrontées à de nombreux défis : faible niveau d'alphabétisation, manque d'accès aux emplois et aux marchés, dynamique politique imprévisible et, de plus en plus, effets du changement climatique. Pour beaucoup de femmes et de jeunes, les défis sont encore plus importants. En travaillant avec le personnel de TechnoServe, des personnes du monde entier sortent de la pauvreté. Les résultats sont étonnants... lorsque les revenus augmentent et que les conditions de vie des familles s'améliorent, celles-ci peuvent accéder aux soins de santé et à l'éducation qui étaient auparavant hors de portée. Les communautés et même des pays entiers s'en portent mieux.

Job Summary

Le/la Stagiaire administratif(ve) s’occupe des activités quotidiennes liées au bon fonctionnement du bureau principal à Abidjan. Ses tâches incluent le rôle de point focal pour tous les départements sur la gestion des tâches administratives, tout en développant et en appliquant les protocoles de bureau et les procédures de Technoserve.
Ce poste constitue une opportunité d’apprentissage dans le cadre des responsabilités suivantes :

Appui administratif

• Accueillir les visiteurs et répondre aux appels téléphoniques.
• Saisir et imprimer des documents.
• Enregistrer les documents externes après vérification et les transmettre au destinataire approprié.
• Appuyer la logistique lors des ateliers de formation pour les réunions ayant lieu au bureau.
• Contribuer à la gestion générale des installations du bureau.
• Enregistrer le courrier entrant et sortant, classer et archiver des documents et mettre à jour la bases de données des courriers.
• Faire les demandes d’achats de biens et services , signaler les besoins de réparations pour le bureau d’Abidjan et faire le suivi.
• Fournir tous les articles nécessaires pour les pauses-café du personnel de TNS lors des réunions et événements.
• Veiller au dépôt des clés et au bon renseignement du registre des clés du bureau conformément à la politique en vigueur au bureau pays.

Suivi des travaux d’entretien

• Suivi de l'entretien du bureau, du jardinage et des services de sécurité.
• Appui au suivi de la présence effective et du bon travail effectué par les agents de sécurité
• Apporter un soutien aux autres besoins évolutifs en fonction des exigences du bureau pour ce rôle.

Qualifications requises

• Être titulaire au moins d’un BTS en Business Administration ou domaine connexe, Gestion de Projet, ou encore dans un domaine connexe des sciences sociales.  

Qualifications préférées

• Une expérience dans des projets financés par des bailleurs de fonds et des processus administratifs liés aux opérations serait un atout.
• Une expérience en gestion administrative serait un atout.

Connaissance, compétences et aptitudes

• Capacité à respecter la confidentialité.
• Sens de l’accueil physique, dynamisme et réactivité.
• Aptitude au travail en équipe, à la communication et à la collaboration avec divers corps de métier dans un environnement multiculturel.
• Bonne maîtrise de l’outil informatique et d’Internet, notamment Excel et Microsoft Word.
• Maîtrise des procédures des bailleurs de fonds internationaux ou bilatéraux.
• Excellentes compétences en communication (orale et écrite) et en relations interpersonnelles.
• Sens de l’organisation et attention aux détails dans la résolution de problèmes.
• Capacité à travailler de manière autonome et efficace dans un environnement dynamique et sous pression.

Langues

• Bonne maîtrise du français écrit et parlé

Voyage: Non

Nous encourageons toutes les personnes qualifiées qui partagent la vision de TechnoServe d'améliorer la vie des autres grâce à des solutions commerciales éprouvées à poser leur candidature.

Dans le cadre de notre engagement en faveur de la diversité, nous sommes fiers d'être un employeur offrant l'égalité des chances et une action positive, et nous ne pratiquons aucune discrimination fondée sur le sexe, la race, la couleur, l'origine ethnique, la religion, l'orientation sexuelle, l'identité sexuelle, l'âge, le statut VIH/sida, le statut de vétéran protégé, le handicap et toutes les autres classes protégées.

Nous sommes également fiers de notre engagement à protéger le personnel, les partenaires et les bénéficiaires contre les abus et l'exploitation, et nous examinons minutieusement tous les candidats finaux en vérifiant rigoureusement leurs antécédents et leurs références.

Si vous souffrez d'un handicap qui vous empêche d'utiliser notre système en ligne pour postuler à un emploi chez TechnoServe, veuillez contacter le service des ressources humaines à l'adresse recruitment@tns.org ou appeler le +1 202 785 4515.