Chargé Administratif (Admin Officer)

English  

• Support the team (plant) in all HR & Admin-related work, including the maintenance of HR records, processing and administration of employee benefits, recruiting, and interviewing, training, at assigned area.  

• Assist in the improvement and upkeep of the office environment. 

Français 

• Soutenir l'équipe (usine) dans tous les travaux liés aux RH et à l'administration, y compris la tenue des dossiers des RH, le traitement et l'administration des avantages sociaux des employés, le recrutement, et les entretiens, la formation, dans la zone assignée.  

• Aider à l'amélioration et à l'entretien de l'environnement de bureau

KEY DUTIES AND RESPONSIBILITIES 

English 

HR 

• Assist with day-to-day operations of the HR functions and duties. 

• Provide clerical and administrative support to Human Resources executives. 

• Compile and update employee records (hard and soft copies) 

• Process documentation and prepare reports relating to personnel activities (staffing, recruitment, training, grievances, performance evaluations etc) 

• Coordinate HR projects (meetings, training, surveys etc) and take minutes. 

• Deal with employee requests regarding human resources issues, rules, and regulations 

• Assist in payroll preparation by providing relevant data (absences, bonus, leaves, etc) 

• Communicate with public services when necessary. 

• Properly handle complaints and grievance procedures 

• Coordinate communication with candidates and schedule interviews 

• Conduct initial orientation to newly hired employees. 

Administration 

• Coordinate office activities and operations to secure efficiency and compliance to company policies. 

• Manage agendas/travel arrangements/appointments etc. for the upper management. 

• Manage phone calls and correspondances (e-mail, letters, packages etc.) 

• Create and update records and databases with personnel, financial and other data. 

• Track stocks of office supplies and place orders when necessary 

• Submit timely reports and prepare presentations/proposals as assigned. 

• Present monthly and annual reports of its activities 

• Contributing to the overall performance of the service through the execution of the target objectives set for it  

• Participate in all performance appraisals organized in the organization (mid-year and end-of-year review of the PMS) 

• Conduct its performance evaluation (PMS Evaluation Mi and end  course). 

• Attend training to build skills. 

• Perform the other tasks entrusted to him by the Administration & Facilities Manager. 

French 

HR 

• Aider au fonctionnement quotidien des fonctions et des tâches RH 

• Fournir un soutien administratif aux cadres des ressources humaines 

• Compiler et mettre à jour les dossiers des employés (copies papier et électroniques) de la l’agence 

• Traiter la documentation et préparer les rapports relatifs aux activités du personnel (dotation, recrutement, formation, griefs, évaluation des performances, etc.) 

• Coordonner les projets RH (réunions, formation, enquêtes, etc.) et rédiger les procès-verbaux 

• Traiter les demandes des employés concernant les questions de ressources humaines, les règles et les règlements 

• Aider à la préparation des salaires en fournissant les données pertinentes (absences, primes, congés, etc.) 

• Communiquer avec les services publics lorsque cela est nécessaire 

• Traiter correctement les plaintes et les procédures de réclamation 

• Coordonner la communication avec les candidats et programmer les entretiens 

• Organiser l'orientation initiale des employés nouvellement embauchés 

Administration 

• Coordonner les activités et les opérations du bureau pour garantir l'efficacité et la conformité aux politiques de l'entreprise 

• Gérer les agendas, les déplacements, les rendez-vous, etc. 

• Gérer les appels téléphoniques et la correspondance (courrier électronique, lettres, colis, etc.) 

• Créer et mettre à jour des dossiers et des bases de données avec des données personnelles, financières et autres 

• Suivre les stocks de fournitures de bureau et passer des commandes si nécessaire 

• Soumettre des rapports en temps utile et préparer des présentations/propositions selon les instructions 

• Contribuer au succès global de la gestion des centres de coûts en exécutant toutes les autres tâches et responsabilités essentielles qui lui sont assignées, en maintenant un niveau élevé de précision, en adoptant un comportement professionnel approprié, en respectant les niveaux de confidentialité, et en fournissant un excellent service à la clientèle.  

• Assurer des tâches d’office management (attributions et changements de bureaux) 

• Mettre en place un tableau de bord de son activité et en assurer le suivi.  

• Présenter des rapports mensuels et annuels de ses activités 

• Contribuer à la performance globale du service par l'exécution des objectifs cibles qui lui sont fixés  

• Participer à toutes les évaluations des performances organisées dans l'organisation (examen du PMS en milieu et en fin d'année) 

• Procéder à son évaluation de performance (Evaluation PMS Mi et fin parcours) 

• Assister aux formations organisées pour renforcer les compétences 

• Effectuer les autres tâches qui lui sont confiées par le Responsable Administration et  Moyens Généraux  

KEY REQUIREMENTS 

Education and Work Experience 

English  

• Bachelor's degree or its equivalent in Human Resources or related discipline. 

• Minimum of three (3) years relevant work experience. 

French

• BAC+2/3 ou son équivalent en filière Ressources Humaines ou dans une discipline apparentée. 

• Minimum de trois (3) ans d'expérience de travail pertinente. 

Skills and Competencies 

English 

• Good understanding of trends, challenges, opportunities, regulations and legislations relating to the cement manufacturing industry. 

• Sound knowledge of DCP’s business operations, product and service offerings. 

• Understanding of general human resources policies and procedures 

• Good knowledge of employment/labor laws 

• Working knowledge of basic accounting principles and payroll practices. 

• Excellent communication and people skills 

• Aptitude in problem-solving 

• Desire to work as a team with a results driven approach 

• Proficiency in the use of MS Office Word and Excel, and SAP 

• Fluent in both oral and written English; 

• In-depth knowledge of local and DCC approved QHSE policies and norms 

• Good knowledge of ISO standards  

French 

• Bonne compréhension des tendances, des défis, des opportunités, des réglementations et des législations relatives à l'industrie de la fabrication du ciment. 

• Bonne connaissance des activités commerciales de DCP, des produits et des services offerts. 

• Compréhension des politiques et procédures générales en matière de ressources humaines 

• Bonne connaissance de la législation du travail 

• Connaissance pratique des principes comptables de base et des pratiques de paie. 

• Excellentes aptitudes à la communication et aux relations humaines 

• Aptitude à la résolution de problèmes 

• Désir de travailler en équipe avec une approche axée sur les résultats 

• Maîtrise de l'utilisation de MS Office Word et Excel, et de SAP 

• Parler et écrire couramment l'anglais ; 

• Connaissance approfondie des politiques et des normes QHSE locales et approuvées par le DCC 

• Bonne connaissance des normes ISO 

• Assurance santé privée
• Apprentissage et développement