Chargé de la flotte Fleet Officer (Admin)

English  

• Responsible for managing a pool of DCCI Admin vehicles, ensuring efficient use of resources and coordinating staff travel to the plant and across country  

French 

• Responsable de la gestion d'un parc de véhicules administratifs de DCCI, en veillant à l'utilisation efficace des ressources et en coordonnant les déplacements du personnel à l'usine et à travers le pays.

KEY DUTIES AND RESPONSIBILITIES

English 

• Make sure that all vehicles are safe and road-worthy. 

• Make sure that all vehicles have proper on-board vehicle documentations. 

• Maintain administrative vehicle files for each vehicle. 

• Track vehicle log-sheets on monthly basis. 

• Make sure that vehicles are well maintained and clean on regular basis. 

• Make sure that regular service schedule is maintained and executed. 

• Make sure that vehicle registration and insurance are valid on regular basis. 

• Coordinate between the drivers and other staff requesting transportation services. 

• Ensure that accident reports are completed and filed on time. 

• Coordinate and manage all requests for intercity switch trips. 

• Make sure that all the drivers are provided with transportation plans on daily basis and coordination is in place. 

• Ensure compliance with security procedures and policies as determined.  

• Proactively ensure that drivers operate in a secure environment and are aware of policies. 

• Track the movement of the vehicles regularly, especially when out of region 

• Manage the drivers and complete their evaluations in a timely manner 

• Maintain a maintenance schedule for all vehicles and communicate the schedule to workshop Manager in a timely manner and ensure that the service and maintenance” forms accompanying the vehicle sent for maintenance. 

• Monitor the fuel usage and report immediately any discrepancies in the fuel usage of any vehicle or buses 

• Liaise with mechanics and fuel providers to ensure drivers are receiving quality diesel, petrol, spare parts and vehicle maintenance. 

• Assist in the completion of the fuel tracking sheets for the monthly report. 

• Ensure vehicles have working codans, adequate spares, working seat belts, first aid kits, fire extinguisher etc. 

• Manage and update the vehicle list for the DCCI Admin Fleet 

• Ensure that the vehicles are properly secured and fueled 

• Make sure that any professional driver and whoever is driving a vehicle is following the road traffic regulations and safety rules 

• Prior to each departure, check for any security notice or directives for travel area and plan movements in response. 

• Organize and supervise the daily fleet inspection (confirming documents, equipment, adequate fluids and fuel) 

• Arrange for necessary supplies and services. 

• Maintain regular communication with team regarding vehicle needs and conditions. 

• Report to Workshop Manager all and any defects, no matter how minor. 

• Assist colleagues whenever necessary and perform other duties as assigned by the Admin & Facilities Manager.

French

• S'assurer que tous les véhicules sont sûrs et en état de marche. 

• S'assurer que tous les véhicules disposent des documents de bord appropriés. 

• Maintenir des dossiers administratifs pour chaque véhicule. 

• Suivre les feuilles de route des véhicules sur une base mensuelle. 

• S'assurer que les véhicules sont bien entretenus et propres sur une base régulière. 

• S'assurer que le programme d'entretien régulier est maintenu et exécuté. 

• S'assurer que l'immatriculation et l'assurance des véhicules sont valides sur une base régulière. 

• Assurer la coordination entre les chauffeurs et les autres membres du personnel qui demandent des services de transport. 

• S'assurer que les rapports d'accident sont remplis et classés à temps. 

• Coordonner et gérer toutes les demandes de déplacements interurbains. 

• S'assurer que tous les chauffeurs reçoivent des plans de transport sur une base quotidienne et que la coordination est en place. 

• Assurer le respect des procédures et politiques de sécurité telles que déterminées  

• S'assurer de manière proactive que les conducteurs opèrent dans un environnement sécurisé et qu'ils sont conscients des politiques. 

• Suivre régulièrement les mouvements des véhicules, en particulier lorsqu'ils sont hors de la région. 

• Gérer les chauffeurs et effectuer leurs évaluations en temps voulu. 

• Maintenir un calendrier d'entretien pour tous les véhicules et communiquer le calendrier au directeur de l'atelier en temps opportun et s'assurer que les formulaires de "service et d'entretien" accompagnent le véhicule envoyé pour l'entretien. 

• Contrôler la consommation de carburant et signaler immédiatement toute anomalie dans la consommation de carburant d'un véhicule ou d'un bus. 

• Assurer la liaison avec les mécaniciens et les fournisseurs de carburant pour s'assurer que les conducteurs reçoivent du diesel, de l'essence, des pièces de rechange et un entretien des véhicules de qualité. 

• Aider à remplir les feuilles de suivi du carburant pour le rapport mensuel. 

• S'assurer que les véhicules sont équipés de boîtes de vitesses en état de marche, de pièces de rechange adéquates, de ceintures de sécurité en état de marche, de trousses de premiers secours, d'extincteurs, etc. 

• Gérer et mettre à jour la liste des véhicules pour le parc administratif de DCCI. 

• S'assurer que les véhicules sont correctement sécurisés et alimentés en carburant. 

• S'assurer que tout chauffeur professionnel et toute personne conduisant un véhicule respecte le code de la route et les règles de sécurité. 

• Avant chaque départ, vérifier s'il existe des avis ou des directives de sécurité pour la zone de déplacement et planifier les mouvements en conséquence. 

KEY REQUIREMENTS 

Education and Work Experience 

English  

• Bachelor's degree in logistics or its equivalent in a related discipline. 

• Postgraduate/relevant professional qualification will be an added advantage. 

• Minimum of three (3) years relevant work experience.  

French

• Bac+2/3 en logistique ou son équivalent dans une discipline connexe. 

• La qualification professionnelle postuniversitaire / pertinente sera un avantage supplémentaire. 

• Minimum de trois (3) ans d'expérience de travail pertinente. 

Skills and Competencies 

English 

• Good understanding of trends, challenges, opportunities, regulations and legislations relating to the cement manufacturing industry. 

• In-depth understanding of transportation industry  

• Knowledge on trends, challenges, opportunities, regulations and legislations relating to the cement manufacturing industry. 

• Excellent knowledge and understanding of macro and micro environmental trends, and the impact on the organisation. 

• Good knowledge of DCCI’s product and service offerings. 

• Good research and data gathering skills.  

• Good analytical and problem solving skills. 

• Good business writing and presentation skills. 

• Good networking and teaming skills. 

• High ethical standards and integrity, honesty, reliability  

• Ability to manage multiple priorities. 

• Proficiency in the use of MS Office Word and Excel, SAP  

• Fluent in both oral and written English. 

• In-depth knowledge of local and DCCI approved QHSE policies and norms 

• Good knowledge of ISO standards  

Français 

• Bonne compréhension des tendances, des défis, des opportunités, des réglementations et des législations relatives à l'industrie de la fabrication du ciment. 

• Compréhension approfondie de l'industrie des transports  

• Connaissance des tendances, des défis, des opportunités, des réglementations et des législations relatives à l'industrie de la fabrication du ciment. 

• Excellente connaissance et compréhension des tendances macro et micro environnementales, et de l'impact sur l'organisation. 

• Bonne connaissance de l'offre de produits et de services de DCCI. 

• Bonnes compétences en matière de recherche et de collecte de données.  

• Bonnes capacités d'analyse et de résolution de problèmes. 

• Bonnes compétences en matière de rédaction et de présentation d'affaires. 

• Bonnes compétences en matière de réseautage et de travail d'équipe. 

• Normes éthiques élevées et intégrité, honnêteté, fiabilité  

• Capacité à gérer des priorités multiples. 

• Maîtrise de l'utilisation de MS Office Word et Excel, SAP  

• Parler et écrire couramment l'anglais ; 

• Connaissance approfondie des politiques et des normes QHSE locales et approuvées par le DCCI 

• Bonne connaissance des normes ISO