Spécialiste Passation des marchés - PRSA - Tchad

Le Ministère des Finances du Budget, de l'Economie, du Plan et de la Coopération Internationale lance le présent appel à candidatures pour recruter les personnels clés destinés à renforcer l’Unité de Coordination Technique et Fiduciaire (UCTF) du Programme de Résilience de Système Alimentaire en Afrique de l’Ouest et au Sahel (PRSA-TD) pour le compte du Ministère de la Production et de l’Industrialisation Agricole. 

Le Programme de Résilience de Système Alimentaire en Afrique de l’Ouest et au Sahel, financé par l’Association Internationale de Développement (IDA) et mis en œuvre par le Ministère de la Production et de l’Industrialisation Agricole (MPIA), a pour objectif d’augmenter la préparation contre l’insécurité alimentaire et d’améliorer la résilience des systèmes alimentaires au Tchad.

Le projet intervient dans 11 provinces notamment dans celles du Logone Orientale, Logone Occidental, Mayo Kebbi-Ouest, Hadjer Lamis, Chari Baguirmi, Lac, Sila, Wadi Fira, Ouaddaï, Ennedi Est et Ennedi Ouest.

Ainsi, afin d’optimiser le fonctionnement de ce projet, APAVE CAMEROUN, cabinet de conseil spécialisé en Organisation et ressources humaines, a été sollicité pour appuyer l'institution dans ce processus de recrutement.

Mission

Placé sous l’autorité directe du Coordonnateur du PRSA, le/la SPM est en étroite collaboration avec l’Equipe de l’Unité de Gestion du Programme (UGP). Il/elle aura pour missions principale :

-          La mise en place de la fonction de passation des marchés au niveau du Programme ;

-          L’instauration des instruments de base de la passation de marchés dans le respect strict des procédures de la Banque mondiale (manuel des opérations, directives et documents de gestion des marchés conformes aux exigences du manuel d’exécution du Programme) ;

-          La mise en place des outils de gestion des marchés adaptés aux besoins du Programme dont le plan annuel de passation des marchés et sa mise à jour périodiquement ;

-          La Supervision de la formation sur les procédures de passation de marchés ;

-          Le Développement des mécanismes de suivi de l’exécution des contrats, des procédures et pratiques nécessaires à l’intégrité du système de passation des marchés dont le système de classement.

Responsabilités et tâches

Plus précisément, le (la) SPM sera responsable de la mise en place d’un système de gestion de la passation des marchés comprenant (i) la planification des opérations de passation des marchés, (ii) le suivi de l’avancement, (iii) l’analyse des écarts entre les réalisations et le plan de passation des marchés.

Planification et Programmation :

• Planifier l’ensemble des activités de passation des marchés du projet conformément au règlement de passation de marches et aux dispositions de l’accord de financement ;
• Élaborer le Plan de Passation des Marchés (PPM), en conformité avec le Plan de Travail et Budget Annuel (PTBA) en assurer la mise à jour régulière et le suivi de son exécution ;
• Mettre en place un système de suivi du respect du calendrier des acquisitions.

Préparation des Dossiers et Collaboration Technique :

• Collaborer avec les spécialistes techniques pour la production des spécifications, termes de référence, critères d’évaluation et conditions contractuelles ;
• Élaborer les dossiers d’appel d’offres (DAO) et demandes de propositions (DDP) à partir des modèles standards validés, et obtenir les approbations nécessaires ;
• Organiser les séances d’ouverture des plis, d’évaluation des offres et d’attribution des marchés et assurer la qualité des différents rapports ;
• Veiller à la confidentialité et à la conformité des rapports d’évaluation, et s’assurer qu’ils reçoivent les approbations nécessaires.

Gestion du Processus de Passation :

• Suivre l’organisation de l’ouverture publique des plis et du dépouillement des offres, en liaison avec les services concernés ;
• Assurer la conformité des pièces (procès-verbaux, rapports d’analyse, etc.) avec les procédures du bailleur et nationales selon le cas ;
• Superviser la signature des contrats et veiller à leur enregistrement administratif ;
• Collaborer avec les opérateurs, partenaires stratégiques et prestataires privés pour programmer et préparer les documents d’appel d’offres, assurer le bon déroulement des procédures et rédiger les rapports nécessaires ;
• Garantir la transparence des processus, y compris par la publication des avis d’intention et d’attribution ;
• Gérer les contestations et recours conformément aux procédures en vigueur

Suivi de l’Exécution des Contrats :

• Suivre l’exécution et la gestion des différents contrats en liaison avec les services techniques/gestionnaires des contrats ;
• Vérifier à priori les attachements, décomptes et demandes de paiement avant soumission au Coordonnateur du projet ;
• Préparer et mettre à jour le tableau de suivi physique et financier des contrats, ainsi que les fiches de suivi ;
• Gérer les cautions, retenues et restitutions après exécution provisoire et définitive ;
• Prévoir les avenants, clôtures ou résiliations conformément aux procédures de l’IDA ;
• Assister les unités techniques dans la préparation des contrats, après l’obtention des avis de non-objection si c’est requis, et veiller à leurs signatures par les personnes habilitées à le faire ;
• Mettra en place une base de données fournisseurs, et développera des statistiques de gestion qui permettront à la Banque mondiale de mesurer le niveau de performance de l’équipe chargée de la passation des marchés ;
• Veillera au traitement des plaintes relatives au processus de passation des marches sur STEP.
• Afin d’éviter les situations potentielles de conflit d’intérêt qui pourraient ne pas lui permettre de donner un avis objectif dans le seul intérêt du client, le (la) SPM :
• Ne sera pas membre de la Commission d’Evaluation, ni de la Commission des Marchés auxquelles il/elle apporte un conseil utile pour le respect des règles, il/elle pourrait cependant appuyer le secrétaire de la Commission des Marchés ;
• Ne devra pas participer aux opérations d’exécution du marché notamment (i) les réceptions de qualité ou de quantité et (ii) le paiement, il/elle apportera un éclairage en cas de contentieux dans l’interprétation des clauses du contrat ;
• Ne devra pas être dans une position de gestionnaire comptable de matières.

Gestion Documentaire et Rapports :

• Élaborer les rapports périodiques d’avancement des dossiers et les rapports trimestriels de suivi de mise en œuvre du PPM ;
• Il sera responsable de l’établissement de tous les rapports d’activités prescrits par les manuels de procédures et d’exécution de l’unité de coordination du Programme en ce qui concerne le volet passation de marchés, mais également de tout autre rapport lié à la passation de marchés que la Banque mondiale pourrait demander dans le cadre de l’exécution du Programme ;
• Préparer les rapports de situation des marchés selon les périodicités fixées par le Manuel de procédures ou autres documents de référence ;
• Tenir et mettre à jour le registre des contrats ;
• Constituer un dossier complet pour chaque marché (DAO, offres, PV, contrats, avenants, preuves de livraison, factures, correspondances, etc.), à conserver au moins 10 ans, afin d’assurer la traçabilité et la vérifiabilité des opérations ;
• Assurer une mise à jour régulière de toutes les informations requises aux différentes étapes clés du plan de passation de marchés dans STEP ;
• Il sera responsable de mettre en place un système de classement des dossiers de passation des marchés qui inclura pour chaque marché tous les documents y relatifs comprenant les documents relatifs aux paiements, en vue de permettre toute revue a posteriori de la Banque mondiale ou audit externe de passation des marchés

Conformité et Intégrité :

• Veiller au respect des dispositions de l’accord de financement et du système national en matière de réglementation des marchés publics ;
• Garantir la conformité des opérations aux directives de la Banque Mondiale ;
• Prévenir et signaler tout cas de fraude, corruption, conflit d’intérêts ou irrégularité, conformément à la Politique anticorruption de la Banque Mondiale ;
• S’abstenir d’accepter tout cadeau ou avantage susceptible d’influencer une décision.

Renforcement des Capacités et Appui aux Parties Prenantes :

• Former et encadrer les structures bénéficiaires et autres parties prenantes sur les procédures de passation des marchés ;
• Appuyer la gestion des contrats des consultants, travaux et fournitures et contrôler la conformité des livrables avant paiement.

Autres Responsabilités :

-          Évaluer les contrats et conventions conclus avec les partenaires stratégiques et prestataires de services ;

-          Exécuter toute autre tâche en rapport avec l’atteinte des objectifs du projet, telle qu’assignée par le Coordonnateur.

Profil du candidat

• Être titulaire au moins d’un diplôme de niveau BAC+4 en Administration publique, en Droit, en Economie, génie civil, en Gestion administrative ou tout autre domaine pertinent ; 
• Avoir une expérience professionnelle de cinq (05) ans minimums dont au moins trois (03) ans dans le domaine de la passation des marchés en qualité de spécialiste en passation des marchés pour des Programmes financés ou cofinancés par la Banque mondiale ou des institutions ayant des procédures similaires de passation des marchés ;
• Avoir une excellente connaissance des pratiques de passation des marchés en général et des règles et procédures de passation des marchés des institutions multilatérales de développement : Banque africaine de développement, Banque mondiale et FIDA, aussi bien que du cycle de Projet ;
• Avoir une très bonne connaissance du français parlé et écrit ;
• Avoir une bonne connaissance de l’anglais serait un atout ;
• Avoir une bonne capacité de résolution des problèmes liés à la passation de marchés publics ;
• Avoir une connaissance informatique des logiciels courants (Word, Excel, Power Point, internet Explorer, et autres outils de communication) ;
• Avoir une bonne aptitude pour la communication et le travail en équipe ;
• Avoir une bonne maitrise de l’outil STEP.
• Etre ressortissant Tchadien

Lieu d’affectation : N’Djaména.

Exigences particulières

-          Être ponctuel ;

-          Être courtois/e, discret/e et jouir d’une très bonne moralité ;

-          Avoir une bonne aptitude dans l’organisation des tâches et du travail d’équipe sous haute pression ;

-          Avoir un esprit d’initiative et une rigueur dans le traitement et classement des dossiers ;

-          Avoir d’excellentes qualités de communications interpersonnelles et humaines ;

-          Avoir la capacité de travailler sous pression et dans une équipe pluridisciplinaire.

Durée de la mission : Le/ la Spécialiste en Passation de Marchés sera recruté(e) pour une durée d’un (1) an, renouvelable, à compter de la signature de son contrat de travail. Au terme de cette période et après évaluation satisfaisante des performances de l’employé, le contrat sera renouvelé avec l’avis de non objection de la Banque Mondiale.

Composition de dossier

• Une lettre de motivation signée du candidat, adressée au Directeur Général d’APAVE CAMEROUN ;
• Un Curriculum Vitae complet, détaillant au mieux l’expérience du candidat pour le poste et précisant le nom et le contact de 3 personnes références, ainsi que leur lien avec le candidat ;
• Une copie du diplôme requis
• La preuve de la dernière expérience acquise mentionnée sur le CV. Les preuves des expériences précédentes seront demandées ultérieurement aux candidats présélectionnés
• Les copies des autres diplômes, certificats et attestation de formation, ainsi que les preuves des expériences acquises seront demandées ultérieurement aux candidats pré-sélectionnés.
• La copie d’une pièce d’identité en cours de validité.

Les candidats doivent déposer leur dossier de candidature sur la plateforme dédiée  : https://apply.workable.com/apave-cameroun/ dans le strict respect des dates et heure limites de dépôt.

Le délai de clôture de dépôt de candidature est fixé au …….Mai 2026 à 23 heures 59 minutes du Tchad (GMT+1).

Seuls les candidats présélectionnés seront contactés aux adresses e-mail et numéros téléphoniques mentionnées dans leur CV, pour la suite du processus.